Una de las tareas más importantes que debe hacer la administración de una empresa es llevar al día la contabilidad. La contabilidad es el registro y control de todos los movimientos económicos que ha realizado la empresa durante un periodo concreto, por lo que resulta imprescindible para conocer el estado del negocio además de obligatorio para poder informar y presentar los libros contables ante el fisco.

Durante un ejercicio contable se producen gran cantidad de movimientos económicos. Más allá de los ingresos y los gastos de la empresa, se debe tener en cuenta todos aquellos bienes y activos que posee una empresa, por lo que no basta con llevar un registro de los movimientos en la cuenta de la empresa en un fichero Excel.

Para llevar un buen registro de la contabilidad, es importante rellenar los libros contables obligatorios para la empresa. Para ello, es importante centralizar la información de las diferentes cuentas de la empresa en un mismo espacio que, además de cumplir con las obligaciones con la Agencia tributaria, te permite conocer el estado y la situación financiera de la empresa en cualquier momento.

Cuando hablamos de contabilidad en una empresa nos referimos a las técnicas que se emplean para poder recoger todos los movimientos contables que ésta lleva a cabo. Gracias a la revisión y estudio de los datos, es posible implantar modelos de control y llegar a tomar decisiones en el seno de la compañía. Se trata de una ciencia centrada en el estudio contable de la empresa.

A continuación, enumeraremos porque es importante llevar la contabilidad adecuada en las empresas:

Administrar el negocio y hacerlo crecer

Con los datos de los registros y proyecciones es posible conocer bien cada aspecto de nuestra compañía y tomar decisiones para maximizar las utilidades y reducir los costos. En compañías grandes es mayor la necesidad de registrar y analizar la información que nos proveen estos registros.

Conocer el pasado, presente y futuro de la empresa

La contabilidad moderna no solo se basa en los hechos históricos del pasado, sino también actúa en el presente y también puede realizar proyecciones a futuro sobre el comportamiento de variables importantes como las ventas, costos, inversiones, ganancias, etc.

Mantener la empresa en marcha

La importancia de la contabilidad hace posible mantener el ciclo de negocio en funcionamiento en tiempo y forma. Este ciclo está compuesto por las transacciones de compra, venta, cobros y pagos que toda firma realiza.

Permite estar organizado con clientes y proveedores

A través de ella podemos saber la cantidad de existencia de mercaderías que poseemos, el momento para solicitar reposiciones y la deuda que tenemos con los proveedores de las mismas. Por otro lado podemos conocer cuánto y quienes nos deben dinero por las ventas realizadas, deudores morosos y en gestión judicial, e incluso realizar previsiones para deudores incobrables.

Determinar si ganas o pierdes dinero

La única forma de saber si tu firma es rentable es conociendo los balances generales y de resultado que arrojan si los ingresos superaron los costos y gastos que posees.

Encontrar información y documentación importante

En el caso de que algún cliente o proveedor le discuta sobre alguna factura o precio de venta, si estás organizado puedes buscar el comprobante y la documentación correspondiente para despejar todo tipo de dudas.

Inversores

Permite a los inversores conocer que porcentaje de participación poseen en la compañía y a donde se destinan los fondos que ellos invierten y las ganancias que van a distribuirse.

Reducir costos

Al conocer el detalle de los costos, gastos e ineficiencias se puede aplicar políticas destinadas a reducirlos.

Realizar Auditorías

Sobre la base de la registración contable se aplican las auditorias externas de balances para que un contador independiente  emita una opinión sobre si la información contenida en los mismos es razonable o no. Estos informes de auditor transmiten confianza a los demás interesados de la comunidad para que puedan tomar sus decisiones con respecto a esos datos. Por ejemplo: conceder o no un préstamo, invertir o no en esa firma, etc.

Comparaciones

Al mantener registro de todos los años y ejercicios comerciales de una compañía a lo largo de su vida, estos datos pueden compararse con los de periodos pasados y saber si los valores mejoraron o empeoraron o si creció o no la firma.

Análisis de Balances

Como sabemos el resultado final e importancia de la contabilidad es plasmar en los balances generales toda la información del periodo económico. Con estos balances es posible realizar ciertos análisis que permiten obtener datos muy importantes y que se basa en el cálculo de ratios, tendencias, razones y cocientes que proporcionan información útil para conocer la situación económica y financiera.