¿Tu negocio cuenta con planes bien definidos para llevar a cabo sus operaciones o trabaja de manera empírica? ¿Es capaz de solucionar problemas en cuanto se presentan o tarda en resolverlos? ¿Realiza inversiones con base en análisis y planificación o lo hace de forma impulsiva?

Si las respuestas a estas preguntas son positivas, la pérdida de activos, fraudes y mala reputación de la empresa no serán problemas que enfrente tu organización dejando en claro que tus mecanismos de control interno son los adecuados.

Los negocios que cuentan con una serie de controles bien estructurados con políticas, normas y procedimientos, evitan riesgos.

El control interno de una empresa se define como aquellas actividades que trabajan en conjunto y que se integran a las operaciones normales de la organización con el objetivo de:

• Proteger activos;
• Minimizar errores;
• Garantizar una operación adecuada;
• Cumplir los objetivos.

El propósito del control interno es “resguardar los recursos de la empresa o negocio evitando pérdidas por fraude o negligencia, como así también detectar las desviaciones que se presenten en la empresa y que puedan afectar al cumplimiento de los objetivos de la organización”.

De esta forma, proteges la integridad de la información financiera de la empresa, incrementas la efectividad y eficiencia en las operaciones e incentivas la rentabilidad de la misma.

¿Cuáles son esas Actividades?

Considera que cada control interno depende de las necesidades particulares de cada empresa, por lo tanto, desarrollar una estructura adecuada a cada tipo de organización, permitirá optimizar la utilización de recursos para alcanzar una adecuada gestión financiera y administrativa, de esta manera, la empresa alcanza mejores niveles de productividad.

Los Controles Internos deben estar integrados por:

• La supervisión de toda la organización por parte de una junta directiva que gobierna la corporación;
• Una auditoría rutinaria de todos los procesos con el objetivo de detectar fallas y resolverlas de forma oportuna;
• Participación de los empleados durante las operaciones de la organización para evitar fraudes y errores;
• Evitar el robo de información y robo de activos a través de registros o información restringida sólo a aquellas personas que lo requieran para realizar alguna tarea específica;
• Los activos que no estén en uso, bloquearlos para evitar el robo.

Estas actividades deben ser fundadas por políticas y procedimientos con base a los objetivos de la empresa para así asegurar que la organización se dirija de forma adecuada para disminuir los riesgos derivados de un inadecuado o inexistente control y de la escasa evaluación contingencias determinando su velocidad y persistencia.

El control interno permite que la organización sea eficiente y garantiza que los recursos de una empresa se utilicen para los fines planeados, de esta manera, se reduce su uso inadecuado.

Además, previene irregularidades financieras gracias a la detección de errores de manera oportuna para poder solucionarlos, reduce el riesgo de reclamos, así como las posibilidades de fraude.

Limitaciones de un Sistema de Control Interno

Ningún sistema de control interno puede garantizar su cumplimiento de sus objetivos ampliamente, de acuerdo a esto, el control interno brinda una seguridad razonable en función de:

Costo Beneficio
-El control no puede superar el valor de lo que se quiere controlar.
-La mayoría de los controles hacia transacciones o tareas ordinarias.
-Debe establecerse bajo las operaciones repetitivas y en cuanto a las extraordinarias, existe la posibilidad que el sistema no sepa responder

El Factor de Error Humano
-Posibilidad de conclusiones que pueda evadir los controles.
-Polución de fraude por acuerdo entre dos o más personas. No hay sistema de control no vulnerable a estas circunstancias.

Control Interno Administrativo y Control Interno Contable
El control interno administrativo: no esta limitado al plan de la organización y procedimientos que se relaciona con el proceso de decisión que lleva a la autorización de intercambios. Entonces el control interno administrativo se relaciona con la eficiencia en las operaciones establecidas por el ente.

El control interno contable: comprende el plan de la organización y los registros que conciernen a la salvaguarda de los activos y a la confiabilidad de los registros contables. Estos tipos de controles brindan seguridad razonable.

• Los intercambios son ejecutados de acuerdo con autorizaciones generales o especificas de la gerencia;
• Se registran los cambios para: mantener un control adecuado y permitir la preparación;
• Se salvaguardan los activos sólo brindando accesos con autorización;
• Los activos registrados son comparados con las existencias.